Pagamenti Digitali

POS e SoftPOS: costi, differenze e alternative per commercianti e professionisti

Accettare pagamenti con carta oggi non è più un optional nemmeno per il più piccolo dei business: in Italia vige l’obbligo di POS per tutti i professionisti e commercianti, e i clienti si aspettano di poter pagare ovunque con bancomat o smartphone. Ma la tecnologia ci offre nuove strade oltre al classico terminale POS sul bancone. È qui che entra in gioco il termine SoftPOS, ovvero la possibilità di trasformare un comune smartphone in un terminale di pagamento, senza bisogno di hardware aggiuntivo. In questa guida esploreremo le differenze tra i POS tradizionali e le soluzioni SoftPOS, con un occhio ai costi e alle migliori alternative per chi deve incassare pagamenti digitali nel 2025.

Il vecchio POS vs il nuovo SoftPOS: cosa sono

POS tradizionale: acronimo di “Point of Sale”, è il dispositivo fisico che conosciamo da decenni. Può essere fisso o portatile, collegato via linea telefonica/internet, dotato di fessura per carte con chip, banda magnetica e antenna contactless. I POS li forniscono le banche o società terze (es. Nexi, Worldline, SumUp, etc.) spesso in comodato o vendita, e servono ad autorizzare transazioni con carte fisiche.

SoftPOS: significa letteralmente “POS software”. Invece di un dispositivo dedicato, si tratta di un’app installata su uno smartphone o tablet, capace di accettare pagamenti contactless proprio come farebbe un POS. In pratica, il telefono diventa il POS. Questa tecnologia è possibile grazie all’NFC presente nei telefoni e a specifiche soluzioni di sicurezza (cifratura, PIN on Glass, certificazioni) che permettono al telefono di gestire i dati delle carte in modo sicuro. Un esempio pratico: un corriere o un idraulico potrebbe incassare con carta semplicemente facendo appoggiare la carta del cliente sul retro del suo smartphone, che grazie al SoftPOS registra il pagamento immediatamente.

SoftPOS è noto anche come “Tap to Phone” o “Tap on Phone”. Dalla fine del 2023 e durante il 2024 questa tecnologia ha visto un’ampia diffusione in Italia: prima disponibile solo su Android, ora grazie ad Apple “Tap to Pay” funziona anche su iPhone . Ad esempio Nexi (uno dei maggiori operatori italiani) ha lanciato la sua app SoftPOS in collaborazione con Intesa Sanpaolo, inizialmente per Android, e da metà 2024 ha esteso il servizio anche agli iPhone insieme a partner come Stripe e Adyen . Ciò significa che qualsiasi commerciante con uno smartphone moderno può incassare pagamenti contactless senza dover acquistare un terminale dedicato.

Differenze principali e casi d’uso

Quali sono le differenze pratiche tra usare un POS “fisico” e usare un SoftPOS (ovvero il telefono come POS)? Vediamole:

Hardware vs Software: Il POS tradizionale è un apparecchio aggiuntivo da tenere in negozio (richiede alimentazione, talvolta carta per ricevute, ecc.). Il SoftPOS vive dentro al tuo smartphone o tablet, quindi niente apparecchi in più: sfrutti un dispositivo che già hai.
Mobilità: Sebbene esistano POS portatili, il SoftPOS porta la mobilità al massimo: ovunque porti il telefono, hai con te un POS. Questo è ideale per chi svolge attività a domicilio o in mobilità (si pensi a tassisti, professionisti a chiamata, mercatini itineranti, guide turistiche, ecc.). Un venditore ambulante può evitare di maneggiare contanti accettando pagamenti sul proprio smartphone.
Tipi di pagamento accettati: Un limite dei SoftPOS finora è che accettano solo pagamenti contactless (NFC). Quindi carta con chip che richiede PIN da inserire potrebbe essere un problema *se* supera la soglia contactless (in Italia 50€). Tuttavia, le soluzioni SoftPOS certificate supportano la funzione PIN on Glass: se l’importo eccede la soglia, il telefono stesso mostra il tastierino e l’utente può digitare il PIN sullo schermo in sicurezza certificata. Quindi di fatto anche pagamenti sopra i 50€ sono possibili. Non puoi invece leggere bande magnetiche (ma quelle sono quasi obsolete) né inserire fisicamente la carta – ma basta chiedere al cliente di usare il contactless, presente sulla stragrande maggioranza delle carte moderne.
Ricevute e scontrini: Il POS tradizionale stampa ricevute cartacee (anche se non è più obbligatorio, molti le forniscono). Con SoftPOS, di solito l’app invia ricevute digitali: via email, SMS o QR code da inquadrare per scaricare la ricevuta. Questo fa risparmiare carta, ma bisogna abituare il cliente all’idea di non ricevere lo scontrino POS cartaceo (attenzione: ciò non sostituisce lo scontrino fiscale/fattura, che va comunque emesso a parte se dovuto).
Configurazione: Un POS classico viene configurato dall’azienda fornitrice e spesso necessita dell’intervento di un tecnico per installazione o assistenza. Il SoftPOS si configura scaricando un’app e seguendo istruzioni guidate: associ il tuo account commerciante, testi una transazione e sei pronto. Molto DIY (do it yourself).

In sintesi, il POS fisico tradizionale resta utile in negozi con cassa fissa o per chi preferisce dispositivi separati, mentre il SoftPOS è perfetto per flessibilità e zero ingombri. Nulla vieta di usarli in parallelo: un negozio può avere il suo POS al bancone e utilizzare uno smartphone/SoftPOS per incassare in corsia o in fila (utile in periodi di affollamento o vendite in spazi aperti temporanei).

Costi: quanto mi costa incassare con POS o SoftPOS?

Parliamo ora di costi, un argomento sensibile per ogni esercente. I costi legati ai pagamenti digitali si dividono in:

Costi fissi: ad esempio il canone mensile di noleggio POS (spesso ~20€/mese per dispositivi avanzati) o costi di attivazione.
Costi variabili per transazione: la commissione su ogni pagamento, di solito espressa in percentuale sul transato, talvolta con minimo fisso.

POS tradizionale: se fornito dalla banca, spesso prevede un canone. Alcune banche offrono POS Smart (con schermo touch, magari integrati col registratore di cassa) in comodato con canone mensile. I costi per transazione variano in base ai contratti: tipicamente 0,5-1% su bancomat, 1-2% su carta di credito, oppure tariffe a forfait mensile per volumi elevati. Ad esempio, potrebbero offrire un pacchetto 30€/mese per transazioni illimitate fino a un certo volume. Un piccolo negozio potrebbe invece optare per un contratto senza canone ma con commissioni un po’ più alte a consumo.

SoftPOS: l’app in sé è spesso offerta gratuitamente dall’acquirer, senza costi fissi aggiuntivi, poiché non c’è hardware da ammortizzare. Ad esempio Nexi SoftPOS non aveva canoni extra per i clienti Intesa all’attivazione – paghi solo le transazioni come faresti su un POS standard. Alcune soluzioni potrebbero richiedere un dispositivo Android certificato se si tratta di importi elevati (per il PIN on Glass), ma in generale qualunque smartphone recente va bene. Quindi col SoftPOS in pratica elimini i costi fissi: niente affitto terminale. Restano le commissioni per transazione, di norma identiche a quelle di un POS classico dell’operatore che scegli. Se usi SoftPOS di un provider come SumUp (che offre anche app per incasso via NFC), pagherai la commissione standard SumUp ~1.95% a transazione, senza canoni.

Ci sono poi le soluzioni mPOS (mobile POS) tipo SumUp, Zettle, Axerve Easy: queste prevedono l’acquisto di un mini terminalino bluetooth (costo basso, 20-50€ una tantum) e poi commissioni a consumo senza canone. Si pongono a metà strada: hai comunque un piccolo hardware (il lettore), ma costi molto contenuti se hai poche transazioni. Il SoftPOS spinge questo concetto oltre eliminando pure il lettore (solo telefono), quindi potenzialmente in futuro vedremo SumUp stessa dire “usa direttamente il tuo telefono e basta”. Già alcune news segnalano questa direzione.

In definitiva, per un piccolo professionista o negozio con volumi modesti, SoftPOS o mPOS convengono perché azzerano il canone: paghi solo una percentuale sui pagamenti effettivamente ricevuti. Per un negozio grande con tante transazioni, avere un POS fisso con un contratto su misura potrebbe offrire commissioni più basse (esempio: supermercato paga 0,3% su bancomat grazie ai volumi). In tal caso il canone è irrilevante rispetto al volume. Ma nulla vieta anche al negozio grande di avere SoftPOS aggiuntivi per flessibilità (es: commessi che incassano direttamente col telefono tra gli scaffali).

Alternative complementari: QR code, link di pagamento, altre soluzioni

Oltre al classico POS o al SoftPOS, esistono altri modi per accettare pagamenti digitali che possono affiancarsi come alternative in certe situazioni:

Link di pagamento: se devi farti pagare a distanza o vuoi evitare qualsiasi dispositivo fisico, puoi inviare al cliente un link via email/SMS/WhatsApp. Servizi come Nexi Pay-by-Link, SumUp link, Stripe invoicing generano un link a una pagina di pagamento dove il cliente inserisce i dati della carta. Utile per professionisti che mandano fattura o per evitare code in cassa (il cliente paga dal suo telefono). Le commissioni sono simili a quelle POS online.
QR Code cassa: come menzionato nei micropagamenti, puoi usare un QR code statico (es. codice PayPal, Satispay o Bancomat Pay) stampato vicino alla cassa: il cliente lo inquadra con la sua app e ti paga. Tu ricevi notifica del pagamento sul tuo telefono. Questo è a costo zero per te in termini di hardware (basta stampare il QR), però è limitato agli utenti che hanno quell’app specifica. Molti negozi hanno aggiunto il QR Satispay accanto al POS, ad esempio.
POS virtuale e e-commerce: se vendi servizi o prodotti online, implementare un POS virtuale (gateway di pagamento sul tuo sito) è d’obbligo. Non c’entra col POS fisico, ma è complementare perché ormai anche in negozio puoi usare lo stesso sistema (es. su tablet apri una pagina di pagamento online e il cliente paga col proprio telefono inquadrando un QR generato sul tablet). Le distinzioni tra canale fisico e online si assottigliano.
Addebiti diretti su IBAN (Sepa Direct Debit): poco pratici per micropagamenti o pagamenti immediati, ma se sei un professionista con pagamenti ricorrenti (es. parcelle mensili) puoi usare RID/SDD che hanno costi molto bassi. Non è un’alternativa al POS sul momento, ma un modo per incassare senza carta.

Insomma, l’importante è offrire al cliente una modalità di pagamento digitale. Che sia strisciando la carta, tappando sul telefono o inquadrando un codice, l’esperienza deve essere semplice. In molti casi, avere più alternative è la scelta migliore: ad esempio un ristoratore potrebbe accettare carte via POS, Satispay via QR, e pagamenti con smartphone via SoftPOS per consegne a domicilio. Così copre tutte le basi.

Novità 2025: cosa aspettarsi

Nel 2025 alcune novità rendono la vita dei commercianti più interessante:

Apple Tap to Pay in Italia: come detto, Apple ha abilitato l’iPhone come terminale di pagamento. Già a fine 2024 alcuni partner (Nexi, Stripe, Adyen) hanno lanciato il servizio . Ciò significa che anche chi preferisce l’ecosistema Apple (molti negozianti usano iPad in cassa ad esempio) può incassare senza POS aggiuntivo. Aspettiamoci che altre banche e operatori si aggreghino al servizio.
Commissioni Bancomat ridotte: con il nuovo modello commissionale Bancomat dal luglio 2025 (che abbiamo spiegato prima), accettare pagamenti con carta per importi piccoli costa molto meno agli acquirer. Ci si aspetta che questo beneficio venga in parte trasferito ai commercianti sotto forma di pacchetti più vantaggiosi. E forse spariranno definitivamente le lamentele “mi costa troppo se paghi 1€ con carta”.
Nuovi player e consolidamenti: il mondo dei pagamenti è in fermento, con fusioni (Nexi-Sia-Nets negli scorsi anni) e nuovi attori (fintech, app). Nel 2025 potresti trovare soluzioni integrate: ad esempio, casse smart che fungono anche da POS e stampanti fiscali tutto in uno. O conti bancari business con POS incluso in un’unica offerta flat. Vale la pena tenere d’occhio le offerte sul mercato, specialmente se i tuoi volumi crescono.
Euro Digitale e pagamenti offline: guardando un po’ più avanti, progetti come l’Euro Digitale della BCE puntano a consentire transazioni senza intermediari e anche offline . Per un negoziante ciò potrebbe significare in futuro poter accettare pagamenti digitali anche senza rete internet (es. durante un blackout, o in fiere in luoghi remoti) memorizzando la transazione su dispositivi sicuri. Non è fantascienza: già Nexi e altri stanno lavorando con la BCE su prototipi di questo tipo . Probabilmente non impatterà il 2025, ma è una direzione evolutiva interessante.

Conclusioni e consigli pratici

Se sei un commerciante o un professionista, il panorama odierno ti offre molte opzioni per incassare pagamenti elettronici in modo efficiente. Ecco qualche consiglio pratico finale:

Valuta il tuo volume di transazioni: se hai poche transazioni al giorno o lavori su appuntamento, probabilmente un SoftPOS o mPOS senza canone è la scelta migliore (paghi qualcosa in più a transazione, ma eviti costi fissi inutili). Se invece hai decine di transazioni al giorno, informati su un contratto POS tradizionale con commissioni ribassate per volume.
Sfrutta il tuo smartphone: hai un telefono Android recente o un iPhone? Prova a chiedere alla tua banca/acquirer se hanno un’app SoftPOS. Potrebbe farti comodo come backup del POS principale (in caso di guasto) o per incassi fuori sede. Molte soluzioni sono gratuite da provare.
Formazione e abitudine: se hai collaboratori, spiegagli come funzionano i nuovi metodi (es: “basta aprire l’app, inserire l’importo e far avvicinare la carta del cliente”). All’inizio può sembrare strano prendere il pagamento con il telefono personale, ma vedrai che dopo qualche operazione diventa naturale.
Comunica ai clienti: metti un adesivo o un cartello visibile che accetti carte e pagamenti digitali (Bancomat, Visa, Satispay, ecc.). I clienti apprezzano e saranno più propensi ad acquistare/spendere se sanno di poter pagare come preferiscono, anche per piccole cifre. Ormai “No POS” è visto molto negativamente e può farti perdere affari.

In conclusione, la differenza tra POS e SoftPOS si sta assottigliando: l’importante è fornire un’esperienza di pagamento facile, sicura e al passo coi tempi ai tuoi clienti, senza pesare sui tuoi costi più del dovuto. Con un po’ di ricerca e apertura alle novità, incassare denaro diventa più semplice che mai, lasciandoti concentrare sulla crescita della tua attività.

Call to Action: Sei un professionista o un commerciante che non ha ancora provato il SoftPOS? Scarica l’app del tuo provider di pagamenti e trasforma subito il tuo smartphone in un terminale: potrai accettare pagamenti ovunque ti trovi, senza apparecchi extra. I tuoi clienti apprezzeranno la comodità e tu ridurrai costi e complicazioni. Per altre guide pratiche sul mondo dei pagamenti digitali e sulle ultime novità come il Euro Digitale, rimani sintonizzato sul nostro sito. Modernizza il tuo modo di fare business, un pagamento alla volta!